Регион может функционировать как идеально отлаженный механизм

В России принято восхищаться японским подходом в организации эффективной системы производства, такой как Lean. Однако, практически никто не знаком с тем, что существует успешная мировая практика применения принципов бережного производства для оптимизации деятельности органов власти.

В России, да и во всем мире, принято восхищаться японской системой организации производства. Корпорация «Тойота» сделала невозможное: недорогие, экономичные, простые в обслуживании автомобили стали любимым средством передвижения во всем мире. Вместе с лейбом «Тойоты» по странам и континентам разошлась система бережливого производства, нацеленная на устранение всех возможных видов потерь при создании товаров народного потребления. С большей или меньшей скрупулезностью бизнес-консалтинг старается внедрить этот способ организации деятельности в компаниях разных форм собственности и сфер деятельности. 

Однако, в России практически никто не знаком с тем, что существует успешная практика применения принципов бережного производства для оптимизации деятельности органов власти. Она реализована в некоторых штатах США, в федеральных правительственных организациях, в сфере защиты окружающей среды. Создана международная организация, которая основной своей задачей видит распространение Lean-правительства, предлагает использовать услуги бережливого производства в применении к разным социальным и экономическим условиям.   

Основные требования бережливого производства

Так как услуги, оказываемые государством или муниципалитетом, редко реализуются в материальном виде, выявить, какие процедуры, ресурсы, трудовые затраты избыточны, является достаточно сложной задачей для консалтинговых компаний, работающих в этом направлении.

    В общем случае искать следует в следующих направлениях:

• Использование чрезмерного количества расходных материалов, оргтехники, документов, информации, которые не участвуют в оказании услуги, а складываются по принципу «чтобы было».
• Необходимость применять в работе недостоверную информацию, которой нельзя доверять, которую приходится перепроверять на бумажных носителях, при непосредственном обследовании.
• Одной из основных лишних деталей деятельности чиновников являются отчеты: ежедневные и еженедельные, отправляемые регулярно и по требованию, для вышестоящих и контролирующих органов. Все это занимает большую часть рабочего времени. На, собственно, выполнение функций местного самоуправления сил не остается.
• Сроки оказания услуги безмерно увеличиваются из-за отсутствия координации работы чиновников, участвующих в процессе. Строгая регламентация времени исполнения, доставки из одного подразделения в другое, запрет на привычное «документ должен вылежаться» способны в разы сократить для граждан период ожидания.

Все перечисленное подлежит коррекции. Не сразу, но исключить «слабые места» в работе чиновников удастся при общем стремлении к этой цели. 

Первые шаги на пути снижения затрат

Органам власти сложно перестроиться с привычного постоянного расширения собственных функций и штата, от увеличения бюджетного финансирования. Но начинать с чего-то надо. На первом этапе следует обратить внимание на следующее.

• Поиск и устранение дублирующихся функций. Если руководитель размышляет над тем, кому дать поручение, значит, часть должностных обязанностей у его подчиненных перекрываются.
• В любом подразделении и в местной администрации в целом нагрузка на исполнителей должна распределяться равномерно, чтобы у одних не опускались руки от того, что все поручения невозможно переделать при круглосуточной работе без выходных, а другие сходят с ума от скуки за пасьянсом, ожидая конца рабочего дня.
• Информационные системы должны быть максимально упрощены, взаимно совместимы (в идеале она должна быть одна у всех уровней власти) и быть максимально прозрачны для всех пользователей, для того чтобы исключить необходимость личных контактов, если есть возможность самостоятельного получения информации.
• На каждом уровне управления следует выявлять и безжалостно ликвидировать избыточные процессы, без которых возможно осуществление деятельности без ущерба для конечного результата.

При отсутствии четкого представления о целях и способах внедрения бережного производства на всех уровнях, добиться желаемого невозможно.

Весной 2016 года стало известно, что в Ханты-Мансийске планируется внедрение технологий бережливого производства уже в текущем году. Какой будет результат - покажет время, но очень хотелось бы, чтобы в органах местного самоуправления наконец-то перестали стенать, что средств не хватает на самое необходимое, а принялись оптимизировать свои затраты на имитацию деятельности.